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PMBOK讀書筆記之四 | 項目整合管理

2019-10-06 17:2852

作者 | 孔治國

前 記

PMBOK指南是項目管理的標準和指南,是一個完整的知識體系。但是由于很多抽象的名詞和定義、加上中英文表達上的差異性,讓很多學員摸不著頭腦,也是被人詬病的原因之一。從本文開始的系列文章,目的是結合自己的項目經驗和學習PMBOK的體會,從不同的角度和思維順序去解讀PMBOK指南,方便大家理解。

正 文

在上一章節——項目經理的角色中就明確了項目經理的職責是執行整合,那么很明顯,項目整合管理就很重要了。重要到什么程度?有這么幾點大家體會一下:

1.?項目整合管理覆蓋了全部項目管理過程組,大家都知道項目管理包括五大管理過程組:啟動過程組、規劃過程組、執行過程組、監控過程組和收尾過程組。也就是說項目整合管理貫徹項目管理的始終。

2.?項目管理全部10大知識領域,總共有49個子過程,平均每個知識領域差不多有5個子過程,但是項目整合管理有7個子過程,明細高于平均值。

3.?PMBOK第六版羅列的工具和技術一共有133個,其中整合管理可能要用到的有26個。

4.?輸出物特別多,7個子過程合計有21個輸出物。而且很多輸出物對于整個項目管理至關重要,比如:項目章程、項目管理計劃、變更請求等等。

那么項目整合管理到底是項目的整合管理還是項目整合的管理呢?我覺得應該是后者。如果是項目的整合管理的話,PMBOK到本章就可以結束了,基本沒有后面章節什么事了。項目的整合管理就是項目管理的全部。項目整合則是整個項目管理活動和過程的一部分,分為以下7個子過程:制定項目章程、制定項目管理計劃、指導和管理項目工作、管理項目知識、監控項目工作、實施整體變更控制、結束項目或階段。

每個過程的詳細內容不再贅述,大家按照輸入——工具——輸出這三個部分去學習。

這里重點補充以下幾點:

1.?項目整合管理必須由項目經理負責,不能把這一部分工作授權或轉移給其它角色。項目經理必須把握項目的總體情,PMBOK明確項目經理必須對整個項目承擔最終責任。當然有人可能會說有的項目特別復雜,項目經理忙不過來怎么做這么多管理工作,怎么辦?我的建議有三個:

項目經理可以考慮引入專業顧問,比如:業務顧問,財務專家、風險管理專家等角色。
可以考慮使用自動化工具,比如現在已經很成熟的項目管理信息系統(PMIS),可以大量地減少項目經理收集、分析和使用信息的效率,很多項目管理報表可以直接生成。
可以考慮引入合作伙伴Partner,把一部分工作外包出去。

2. 變更管理流程的7個步驟:
1)?了解變更、提交變更請求、記錄正式書面的變更;
2)?綜合評估變更的影響;
3)?通知能夠做決定的項目相關方;
4)?批準或拒絕變更;
5)?更新項目管理計劃、項目文件;
6)?通知受變更影響的相關方;
7)?跟蹤變更的實施情況;

3. 項目收尾的6個步驟:
1)?核對工作是否完成(也叫核實范圍);
2)?移交可交付成果;
3)?收集信息、經驗教訓總結;
4)?文件歸檔、更新組織過程資產;
5)?慶功會;
6)?資源解散;

4. 項目整合管理的兩個關鍵會議:

1)?項目啟動會(Kickoff?meeting),也叫開工會議。這是一個務虛的會議,很多甲方都不是很重視這個會議,認為無所謂。但是根據我多年的項目經驗,項目啟動會其實非常重要。我總結下來至少有三個作用:

邀請項目發起人和其他高層領導參加,讓他們表態支持本項目,對于后期的資源協調有很多的好處;
在甲方內部是一種宣傳,讓大家知道有這樣一個項目開工了。這個項目有很多領導參加,看來很重要!避免項目開工很久了,公司內還有很多人不知道有這個項目的存在。
對于乙方項目經理來說,是一個很好的觀察機會,通過啟動會議上領導和項目組同事的表態能看出各方對于本項目的態度,是積極還是消極?對于后面我們要說到的項目干系人管理非常有幫助。

2)?經驗教訓總結會。項目收尾的時候一般有多個會議,比如:收尾報告會、客戶總結會、經驗教訓總結會,如果項目成功的話還有慶功會。無論是對于甲方還是乙方,無論項目成功與否,我都建議開一次經驗教訓總結會,也可以叫Case Study。從技術和管理兩個角度,從資源協調、方案設計、項目執行、成果交付等多個層面進行總結和回顧,一方面可以幫助參與項目的成員總結經驗教訓;另外也可以幫助沒有參與項目的同事開闊眼界增加知識儲備,對于提升公司整體的項目實施和管理水平很有幫助。

總 結

項目整合管理內容特別多,覆蓋面特別廣。可以這么說:通過學習項目整合管理這一章節,基本上就能對項目管理知識體系有一個全局的了解。做好項目整合管理是作為一個合格的項目經理的基本功、不可以授權或轉移給其他人。如果全部理解比較困難,大家可以通過后面章節的學習,反過來加深對于本章節的理解。

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